Формируем авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 3
В настоящей статье рассмотрим вопрос, как сделать авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 3. Нередки случаи, когда организация в ходе осуществления своей деятельности может производить выдачу денежных средств из кассы организации. Такие операции могут присутствовать и в самых небольших организациях. Полученные средства могут использованы на командировки сотрудников, различные мелкие расходы, такие как покупка канцелярских товаров, почтовые расходы и пр. Авансовый отчет и будет являться тем документом, в котором отражают все эти расходы.
За выданные средства сотруднику необходимо будет отчитаться или вернуть выданные ему средства. Ниже будет рассмотрено несколько различных примеров по оформлению данного документа. Также следует помнить, что с точки зрения законодательства получить средства может сотрудник оформленный по трудовому, либо ГПХ договору.
И так, рассмотрим порядок оформления отчета в программе 1С. Первое что необходимо сделать, это выдать денежные средства. Для этого переходим в раздел “Банк и касса”. Сотруднику можно выдать денежные документы, к примеру талоны на ГСМ, выбрав пункт “Выдача денежных документов”. На закладке “Денежные документы” указывается сам документ.
Также может использоваться документ “Списание с расчетного счета”, но как правило такой вариант встречается реже.
В нашем примере выберем пункт “Кассовые документы” и далее нажимаем на кнопку “Выдача”. В новом документа в поле “Вид операции” выбираем значение “Выдача подотчетному лицу”, заполняем остальные поля и указываем сумму. Если заполнены данные документа, удостоверяющего личность, они будут показываться в документе.
После чего проведем заполненный документ и посмотрим проводки, которые он сформировал.
Далее перейдем к оформлению самого авансового отчета. Возвращаемся в раздел “Банк и касса” и выбираем пункт “Авансовые отчеты”. Создаем новый документ, указываем организацию, если их несколько в информационной базе и выбираем подотчетное лицо. В нашем примере поле “Склад” остается пустым, поскольку товар мы не приобретаем.
Далее переходим на закладку “Авансы” и указываем документ аванса. В нашем случае это документ выдачи наличных оформленный выше. Сумма и валюта заполнятся автоматически в соответствующих колонках таб. части.
Далее перейдем на закладку “Прочее”. В нашем примере наличные передавались на покупку авиабилета. Указываем номер билета в таб. части, в содержании также можно указать более подробное описание, заполняем сумму. В колонке “Подразделение затрат” установим счет 26. После чего проведем наш документ. Внизу документа можно посмотреть сколько было получено, сколько израсходовано и также будет рассчитан остаток.
После проведения посмотрим проводки документа.
При необходимости по кнопке “Печать” есть возможность распечатать форму АО-1, которая будет выглядеть следующим образом.
Как видим не вся сумма была потрачена. Остаток в размере 500 рублей необходимо вернуть. Для этого перейти в пункт “Кассовые документы” и нажать на кнопку “Поступление”. В новом документа в поле “Вид операции” выбираем значение “Возврат от подотчетного лица”, заполняем остальные поля и указываем остаток. После чего проводим документ.
На этом все операции будут выполнены.
Если у Вас остались вопросы по формированию авансового отчета в 1С:Бухгалтерия 3, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.
25 ноября, Понедельник 11.00 - 12.30
